灌装软件退税的操作步骤和注意事项如下：

确认退税资格

企业需要符合增值税一般纳税人的资格认定，并且所涉及的软件产品需嵌入硬件设备并随同其销售。

计算即征即退税额

按照《财政部 国家税务总局关于软件产品增值税政策的通知》（财税〔2011〕100号）的要求，增值税一般纳税人在销售自行开发生产的软件产品时，需遵循特定的税务规则。具体而言，这类产品按13%的税率计征增值税，不过，若其增值税实际税负超出3%，超出的这部分税款可享受即征即退政策。

即征即退税额的计算公式为：即征即退税额 = 应缴增值税 - 销售额 × 3%。

合理分摊进项税额

对于无法明确划分归属的进项税额，企业需要依照相关《通知》中的方法进行合理分摊。具体公式为：嵌入式软件产品应分摊的进项税额 = 当期无法划分的全部进项税额 × 当期嵌入式软件产品销售额 ÷ 当期全部销售额。

增值税申报规范操作

在增值税纳税申报表中，主表的填写至关重要。嵌入式软件产品的销售额和销项税额必须准确填写在“即征即退项目”栏次，这一步骤直接关系到企业能否顺利享受退税政策。同时，附表二的处理也不容忽视，分摊至“即征即退项目”的进项税额应单列申报，保证数据的准确性和合规性，防止因申报失误而引发税务风险。

退税申请严谨办理

企业要及时办理软件产品增值税即征即退资格认定，只有符合政策要求的企业才能享受退税待遇。在申报纳税后，如果税负超过3%的部分，企业即可向主管税务局申请退税。在此过程中，务必准备好必要的退税申请材料，如软件产品登记证书、著作权证书等，这些材料是税务部门审核退税申请的重要依据，缺失任何一项都可能导致退税申请受阻。

电子税务局申请退税

完成增值税申报后，企业还需在电子税务局申请退税。按照系统提示操作，提交所需材料，等待审核通过后即可获得退税。

其他注意事项

若著作权属于委托方或双方共同拥有，则不征收增值税。此外，对经过国家版权局注册登记，纳税人在销售时一并转让著作权、所有权的，同样不征收增值税。

企业在申请退税过程中，还需注意遵守相关的税务法规和申报流程，确保所有数据的准确性和合规性，避免因操作失误而影响退税结果。

通过以上步骤，企业可以顺利完成灌装软件的退税申请。建议企业在操作过程中，与专业的税务顾问或会计师保持沟通，确保所有步骤和材料的准确无误。