一、基础设置与策略制定

定义归档策略

确定文档保留时间、存储位置、保密级别及操作流程，需符合国家档案管理规范。

建立分类体系

根据文件性质、来源、用途等维度进行分类，例如按部门、项目或日期划分，确保信息可检索。

二、流程自动化与权限管理

设置自动归档

在OA系统中配置自动归档功能，指定办结文件自动传输至档案管理系统（如“超越2000”）的“未归档文件管理”模块。

角色与权限控制

为不同用户分配访问权限，确保敏感信息仅限授权人员查看，防止数据泄露。

三、文件处理与存储

标准化处理

统一文件格式（如模板、字体）、命名规则，并对文档进行分类存储，便于后续检索。

定期备份与审查

按日/周/月备份重要文件，并定期审查归档内容，剔除无价值文件。

长期保存性保障

使用长期支持的文件格式（如PDF、XML），并定期升级存储介质，确保文件可读性。

四、特殊场景处理

案件类归档

通过“案件归档申请”功能批量上传案件相关文件，支持电子/纸质归档，需经审核确认。

历史数据迁移

对于已存在的电子文件，可使用档案管理软件的“归档向导”进行批量迁移和属性补充。

五、注意事项

合规性：

归档流程需符合《电子文件归档与电子档案管理规范》等国家标准。

培训与维护：定期对操作人员进行培训，确保流程执行规范；同时维护系统稳定性。

通过以上步骤，可实现OA办公系统的高效归档管理，提升信息检索效率与数据安全性。