使用办公软件的原因主要有以下几点：

提高工作效率

办公软件如Word、Excel、PowerPoint等，能够简化文档处理、数据分析和演示文稿制作等任务，从而缩短工作时间，提升工作效率。

电子邮件、日历和项目管理软件等可以帮助办公人员更好地组织和管理日常工作流程，使工作更加规范有序。

促进团队协作

办公软件通过集成的通信和协作工具，如企业微信、钉钉等，打破了时间和空间的限制，让团队成员可以随时随地进行沟通交流。

在线文档协作功能使多人能够同时编辑一份文档，实时查看彼此的修改内容，大大提高了协作效率。

优化工作流程

办公软件可以帮助企业优化和改进工作流程和业务流程，使工作更加高效和规范。

通过自动化处理重复性任务、快速编辑和格式化文档以及使用内置的计算和分析工具，办公软件节省了大量的手动劳动和时间。

提升工作质量

准确使用办公软件可以减少工作中的错误和疏漏，确保文档和数据处理的准确性，从而提高工作质量。

降低成本

高效的工作流程可以减少时间和资源的浪费，降低企业的运营成本。

适应现代办公需求

在信息时代，掌握办公软件是现代人应当具备的基本素质之一，有助于在职场竞争中保持优势。

办公软件支持数据资料的跨地域应用，通过网络可以快速传递资料，提升协作效率。

增强个人竞争力

熟练使用办公软件能够提升个人的职业技能，增强在职场中的竞争力。

便利日常生活

对于家庭用户而言，办公软件也可以用于日常生活的管理，如开销记录和文档处理等。

综上所述，办公软件在现代办公中扮演着至关重要的角色，不仅提高了工作效率和质量，还促进了团队协作和流程优化，是现代职场中不可或缺的工具。