当甲方对软件需求进行描述时，通常需要遵循以下步骤和要点：

明确需求背景

解释为什么要开发这个软件，以及这个软件的目标用户群体和使用场景。

描述软件需要达到的效果或目标，例如提高工作效率、改善用户体验等。

列出主要功能

根据需求背景，列出软件需要实现的主要功能。

对于通用型软件，可以参考市场上类似软件的功能来列出功能需求。

对于非通用型软件，需要甲方自己深入挖掘和定义功能需求。

详细描述功能细节

对每个功能进行详细的描述，包括输入、输出、用户交互等。

如果可能，提供功能流程图或原型图来辅助说明。

考虑后续扩展性

预见并考虑未来可能增加的功能或需求，以便在软件设计时留有余地。

沟通与确认

与开发团队进行充分沟通，确保需求被准确理解。

对需求文档进行确认，确保所有需求点都被明确记录。

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需求背景：

我们公司需要开发一款客户关系管理系统（CRM），用于管理客户信息、销售机会和客户服务。该系统将供销售团队使用，以提高客户满意度和销售业绩。

主要功能：

客户信息管理

添加、编辑、删除客户信息。

查看客户历史交易记录。

销售机会管理

跟踪潜在客户和销售机会。

记录销售活动和进度。

客户服务

记录客户咨询和投诉。

分配服务任务给相应的客服人员。

报告和分析

生成销售报告和分析。

提供客户满意度报告。

功能细节：

客户信息包括姓名、电话、邮箱、地址等。

销售机会可以按照阶段（如潜在客户、跟进中、已成交）进行分类。

客户服务记录可以包括问题描述、处理结果和跟进时间。

报告和分析功能需要支持导出为Excel或PDF格式。

后续扩展性：

系统需要支持添加新的功能模块，如市场自动化、社交媒体集成等。

需要提供API接口以便与其他系统集成。

沟通与确认：

我们将与开发团队进行多次会议，确保所有需求都被准确理解。

需求文档将经过双方确认，并在开发过程中定期更新。

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通过以上步骤，甲方可以清晰地表达自己的软件需求，并与开发团队进行有效的沟通，确保软件开发顺利进行。