使用常用管理软件可以遵循以下步骤来确保其有效性和效率：

明确目标和需求

在选择软件之前，企业应明确自己的目标和需求。不同的企业有不同的特点和需求，因此选择合适的软件非常重要。企业可以根据自身的规模、行业、管理模式等因素，选择功能齐全、操作简便的软件。同时，还要考虑软件的可扩展性和兼容性，以便适应未来的发展需要。

加强培训和学习

一旦选择了合适的软件，企业应加强对员工的培训和学习，确保他们熟练掌握软件的使用方法。培训可以通过在线视频教程、面对面培训、内部研讨会等形式进行。此外，还可以邀请软件供应商提供专业的培训和咨询服务，帮助员工更好地理解和使用软件。

合理规划和使用软件功能

软件往往具有很多强大的功能和模块，如人力资源管理、项目管理、财务管理、客户关系管理等。企业应根据自身需求，合理规划和使用这些功能。例如，对于跨部门协作的企业，可以使用项目管理功能来跟踪和协调各个部门的工作；对于人力资源管理需求多的企业，可以使用人力资源管理功能来简化招聘、培训、绩效评估等工作流程。

积极推广和应用

在企业内部推广和应用软件是至关重要的。企业可以通过内部宣传、培训推广、示范案例等方式向员工展示软件的优势和应用场景，激发员工使用软件的积极性。同时，还可以设立专门的软件使用团队，负责软件的维护、更新和推广，以保证软件的稳定和持续发展。

及时反馈和改进

在使用软件过程中，难免会遇到一些问题和困难。企业应及时收集员工的反馈，对软件进行不断的更新和改进，以保持其与时俱进的特点。

注意常见问题和注意事项

在使用软件时，确保软件设置的正确性和完整性，避免因为错误的配置而导致问题。同时，要抓住软件的优势，尽量利用其自动化和智能化的功能来提高工作效率和准确性。

利用插件和扩展

许多软件提供丰富的插件和扩展生态系统，这些插件可以进一步增强软件的功能。例如，Zotero提供了多种插件来增强其文献管理功能，用户可以根据需要安装相应的插件来提高工作效率。

通过以上步骤，企业可以更好地使用常用管理软件，提高工作效率和管理水平。